Die Unkompliziertheit der Beschwerdeerfassung ist be­reits entscheidend, inwieweit der Beschwerdeführer wie­der zufrieden gestellt werden kann. inexso BMS stellt über eine leicht zu­gäng­li­che, webbasierte Erfas­sungs­maske sicher, dass der un­zufriedene Kunde seine Be­schwerde bequem selbst eingeben kann. Zugleich steht die Maske aber auch an je­dem anderen Kundenkontakt­punkt im Unternehmen zur Ver­fü­gung für den Fall, dass Telefon, Brief oder Fax als Be­schwer­demedium vorge­zo­gen wer­den. Völlig unabhän­gig vom Beschwerdeweg er­folgt da­her die Erfassung einheit­lich und strukturiert. Dies ist Grund­voraussetzung für eine definierte und zeitnahe Bearbeitung und mehr noch für das Reporting.

Über die mit Logo und Farben gemäß Ihrer Corporate Identity angepasste Erfassungsmaske werden so unkompliziert wie möglich alle relevanten Informationen gesammelt, warum der Beschwerdeführer unzufrieden ist. Bei einer Beschwerde über ein Produkt oder einen Service können dies folgende Informationen sein:

• Zeit und Ort des Problemfalls
• Kontaktdaten des Beschwerdeführers
• Informationen zum Produkt / zur Serviceleistung
• freitextliche Schilderung des Problemfalls
• Erst- oder Folgebeschwerde
• Dringlichkeit der Bearbeitung
• Kundenerwartung zur Fallbehandlung

Über Schnittstellen zu existenten Kundendatenbanken kann die Erfassung aktiv unterstützt werden, z.B. durch automatisches Befüllen der Kontaktdaten nach Eingabe der Kunden- oder Auftragsnummer.

Mit Bestätigung der getätigten Angaben zur Beschwerde geht diese in Form einer strukturierten XML-Mail in den Beschwerdeeingang des inexso BMS. Hier wird ihr eine eindeutige Ticketnummer zugewiesen.