Stufe 5: Beschwerdeabschluss

Mit dem formalisierten Beschwerdeabschluss erhält der Beschwerdeführer eine abschließende Würdigung der Beschwerde, unabhängig davon, ob die Beschwerde zum Erfolg geführt hat oder nicht. Auch hier gilt: Eine klare Kommunikation sorgt für Kundenzufriedenheit.

inexso BMS unterstützt die Kommunikations­kanäle:

• E-Mail
• Telefon (Dokumentation des Gesprächsinhaltes)
• Brief (PDF-Ablage des Originaldokumentes)
• Fax (PDF-Ablage des Originaldokumentes)

Eine zwingend vom Bearbeiter durchzuführende Maßnah­men­kategorisierung dient der standardisierten Informa­tions­anreicherung der Reports. Erfasst werden:

• Beschwerdereaktion (z.B. Stellungnahme, Kulanz)
• Belegdaten (z.B. für Gutschriften)
• Verbesserungsvorschläge (z.B. Prozessänderung)